Khi nói đến các dịch vụ văn phòng(office) trên nền tảng đám mây dành cho doanh nghiệp, Google Apps từ lâu đã là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp. Cung cấp dịch vụ email(Gmail), lưu trữ trực tuyến(Drive) và một bộ phần mềm văn phòng trực tuyến(Google Docs),… Google Apps đã trở thành một giải pháp “một cửa” cho các phòng ban IT. Tuy nhiên, những năm qua, chứng kiến sự xuất hiện của một đối thủ mới – Office 365 một sản phẩm của Microsoft.
Công ty The Redmond – đối tác phụ trách triển khai các chiến dịch Marketing cho Office 365 đã có những nổ lực đáng kể để đưa Microsoft Office 365 ra thị trường. Thế nhưng liệu một sản phẩm còn non trẻ như Office 365 liệu có thể đánh đổ ngôi vua của Google Apps trong lĩnh vực dịch vụ email và các ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng đám mây?
Chúng ta chưa thể kết luật Office 365 có thể làm được gì, nhưng cho đến hiện tại thì mặc cho rất nhiều cố gắng của Microsoft, Office 365 vẫn còn khoản cách khá lớn so với Google Apps trước khi có cơ hội truất ngôi vua của sản phẩm từ Google này.
Dưới đây là một vài điểm phân tích nhanh cho thấy Google Apps vẫn đang chiếm ưu thế tuyệt đối so với Office 365:
1. Gmail vẫn là dịch vụ email tốt nhất
Email thường là một trong những kênh tương tác quan trọng trong kinh doanh, và thậm chí có thể là kênh tương tác quyết định đối với nhiều doanh nghiệp. Dịch vụ mail Outlook mới của Microsoft trên nền Web có thể chiếm ưu thế về giao diện, nhưng khi nói đến quản trị và tính năng quản lý mail thì còn nghèo nàng so với Gmail của Google.Đối với hầu hết các quản trị viên, tùy biến và linh hoạt của Google Apps giúp họ kiểm soát tổ chức tốt hơn.
Xét về khía cạnh hỗ trợ, Gmail trong Google Apps cũng được xem là dịch vụ email cá nhân quen thuộc đối với mọi người, hầu hết mọi người đều có một tài khoản Gmail cá nhân riêng. Chính vì thế các nhà quản trị IT trong công ty không cần phải nhọc nhằn hỗ trợ các nhân viên khác trong việc làm quen với email.
2. Google Apps rẻ hơn
Các gói sản phẩm của Google Apps tương đối đơn giản: chỉ bao gồm 2 gói dịch vụ Google Apps For Work và Google Apps Unlimited với mức giá lần lượt 5$ và 10$/user/tháng. Ở gói cơ bản nhất: Google Apps For Work cung cấp hầu như tất cả các tính năng văn phòng mà bạn cần có. Tuy nhiên đối với các gói Office 365 bạn cần phải nâng cấp lên các gói cao cấp hơn để được sử dụng các tính năng tương tự như vậy.
Nếu so sánh tương quan các tính năng thì bạn phải trả 15$/user/tháng cho Microsoft để sử dụng tất cả các tính năng như gói Google Apps For Work(5$/user/tháng). Và tương tự thì để sử dụng thêm tính năng eDiscovery của Office 365 thì bạn phải trả 20$/user/tháng kèm giới hạn dung lượng 1TB cho lưu trữ và 50 GB cho mail. Trong khi đó bạn chỉ phải trả 10$/user/tháng cho Google Apps Unlimited mà không giới hạn dung lượng.
3. Làm việc Offline
Office 365 không cung cấp chỉnh sửa và làm việc offline cho các ứng dụng văn phòng(Office) và nếu bạn muốn sử dụng – bạn phải mua với chi phí khá đắt. Trong khi đó, Google Docs cung cấp một tập hợp các công cụ chỉnh sửa để làm việc offline qua trình duyệt Chrome. Khảo sát qua thì hầu hết người dùng không bao giờ cần đến những tính năng của Office nâng cao, Google Docs có thể thừa sức đáp ứng được những nhu cầu đó của người dùng.
4. Google Apps bảo mật tốt hơn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
Cho dù bạn đang lưu trữ một trang web từ dịch vụ miễn phí của Google hoặc đang quản lý một tài khoản Google Apps trả phí của Google, Google đều cung cấp một mức bảo mật và mã hóa chung và cao nhất. Tuy nhiên, các gói dịch vụ của Office 365 dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ bỏ qua một tính năng quan trọng – kết nối SSL. Mặc dù việc không cung cấp SSL sẽ khiến cho Office 365 thua khi các nhà quản trị IT lựa chọn đó là yếu tố quyết định nhằm đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của hệ thống. Trong thực tế, không sử dụng SSL thậm chí có thể đặt bạn vi phạm luật riêng tư dữ liệu ở một số khu vực, lãnh thổ.
5. Google Apps mang lại trải nghiệm di động tốt hơn
Microsoft đã thực hiện một công việc tốt của việc tích hợp Office 365 vào hệ điều hành di động Windows Phone của mình. Tuy nhiên, thiết kế tốt có thể xem là lợi thế của Microsoft, Windows Phone, thiếu hỗ trợ cho VPN, mã hóa thiết bị, hoặc thậm chí công việc đơn giản như gửi thư tập tin PDF. Có thể xem Office 365 không phải là một giải pháp tốt cho doanh nghiệp trên nền tảng di động. Ngoài ra, Office 365 không hỗ trợ các ứng dụng của mình trên các nền tảng di đọng khác. Google Apps lại tiếp tục ghi điểm khi tích hợp tốt hơn với nhiều nền tảng điện thoại di động – rất hữu dụng cho xu thế hiện nay BYOD(Bring your out device – Xu hướng mọi nhân viên sẽ tận dụng mọi thiết bị có thể để làm việc).
6. Google Apps cung cấp nhiều lựa chọn add-ons
Google Apps có thể dễ dàng cấu hình và tùy chỉnh những ứng dụng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh và quản lý riêng của tổ chức, doanh nghiệp của của bạn: quản lý tài chính, quản trị, dự án, bán hàng, bảo mật,…. Có thể truy cập vào http://www.google.com/enterprise/marketplace/ để xem các ứng dụng mà bạn có tích hợp vào Google Apps với vài click chuột. Trong khi đó, Office 365 khá khắc khe đối với các bên thứ ba về việc triển khai tích hợp với Office 365 nhằm đảm bảo tính đồng nhất, nên dường như các add-ón của Office 365 khá nghèo nàn. Duy trì những khác biệt này, Google Apps cung cấp cho các quản trị viên nhiều công cụ hỗ trợ quản trị hơn so với Office 365.
7. Làm việc với các đối tác bên ngoài.
Đối với những doanh nghiệp có nhu cầu tương tác dữ liệu, chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài, hay thậm chí cho phép can thiệp một phần dữ liệu từ bên ngoài tổ chức. Bộ ứng dụng của Google được đánh giá tốt hơn. Trong khi Office 365 vẫn còn tập trung vào các doanh nghiệp có quy mô lớn, đang sử dụng windows mà thiết bị chính là máy tính để bàn – đó là một chiến lược đã được định sẵn chứ không phải là một chiến thuật ngắn hạn, cụ thể là Office 365 vẫn yêu cầu người dùng phải mua lisences thật Microsoft Office cho máy tính để bàn để có những trải nghiệm đầy đủ nhất. Đây có vẻ là một chiến lược phù hợp cho Microsoft khi nguồn thu từ Microsoft Office vẫn mang lại hàng tỷ dollar mỗi năm cho hãng. Tuy nhiên đây cũng là một điểm khó cho Microsoft khi phần lớn người dùng đặt lên bàn cân 2 sản phẩm của 2 hãng. Quá dễ dàng nhận ra Google Apps tập trung đánh vào các nhu cầu của số đông người dùng và tổ chức.
Google Apps đã trở nên phổ biến không chỉ với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, mà còn với các cá nhân và các tổ chức giáo dục. Nếu bạn đang có nhu cầu chia sẻ một tài liệu hay lịch làm việc với một công ty đối tác rất có thể họ cũng đang sử dụng sản phẩm tương tự từ Google vì hiện nay có hơn 500 triệu người dùng cá nhân và 5 triệu doanh nghiệp đang sử dụng Google Apps. Google hiện đang làm rất tốt trong việc duy trì tốc độ tăng trưởng tốt cho 2 con số này.
Nếu những người bạn muốn chia sẻ chưa sử dụng sản phẩm của Google thì bạn hãy yên tâm, Google Apps hỗ trợ cực kỳ tốt tạo ra các chế độ chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài: lịch, file,…
